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Microsoft Dynamics NAV | Stellenmanagement

Als zentrales Steuerungsinstrument im Personalmanagement beinhaltet der Stellenplan eine systematische Übersicht aller Stellen eines Unternehmens. Somit bietet der Stellenplan Transparenz und übersichtliche Kostenstrukturen im Stellenmanagement und ermöglicht dadurch eine zielgerichtete Personalplanung.

In MICROSOFT DYNAMICS NAV lassen sich Sollstellen qualitativ und quantitativ beschreiben, systematisch in der Organisationsstruktur einordnen, planen und im Verlauf des Geschäftsjahres bewirtschaften. Schwachstellen wie Über- oder Unterbesetzungen lassen sich auf den ersten Blick identifizieren, wodurch schnellstmöglich korrigierend eingewirkt werden kann.

Obige Abbildung zeigt den Stellenplan eines kleinen Unternehmens. Einzüge machen die Zuordnung der Stellen zu den Organisationseinheiten klar ersichtlich, Abweichungen von der optimalen Auslastung sind farblich gekennzeichnet.

Beispiel: Stellenplan

Volle Integration innerhalb der Microsoft Dynamics Umgebung

Durch volle Integration innerhalb des Stellenmanagements, aber auch mit den Modulen Lohn und Gehalt lässt sich doppelte Datenhaltung vermeiden. So werden beispielweise Mitarbeiterdaten zentral gespeichert, um dann in den unterschiedlichen Modulen für einen bestimmten Zweck abgerufen zu werden. Im Stellenplan können Mitarbeiter einzelnen oder mehreren Stellen zu-gewiesen werden.

Aufbau komplexer hierarchischer Organisationsstrukturen

Mit wenigen Klicks lassen sich in MICROSOFT DYNAMICS NAV hierarchische Organisationsstrukturen aufbauen. Als Strukturbausteine dienen hierbei Organisationseinheiten und Stellen. Diese können in beliebig vielen frei definierbarer Ebenen oder in parallelen Baumstrukturen angeordnet werden. Mittels Stellenplanvarianten lassen sich mehrere Aufbauorganisationen koordinieren, wodurch mögliche organisatorische Umstrukturierungen mühelos durchgeführt werden können. 

Stelle

Eine Stelle ist die kleinste organisatorische Einheit in der Aufbauorganisation. In MICROSOFT DY-NAMICS NAV wird diese durch allgemeine Stammdaten, Gültigkeiten, Kommunikations-, Vollzeitäquivalents- und Verwaltungsmerkmale definiert.

  • Allgemein: Neben Stellennummer und -bezeichnung werden hier in erster Linie Stamm-daten wie Anschrift und Telefonnummer hinterlegt.
  • Gültigkeiten: Hier erfolgen die organisatorische Zuordnung der Stelle zu einer Organi-sationseinheit sowie die Besetzung der Stelle mit Mitarbeitern im Zeitverlauf. Durch die Festlegung von Gültigkeiten werden mögliche Änderungen zum Stichtag sofort umgesetzt.
  • Kommunikation: Zur vereinfachten Verständigung zwischen den Stellen sind hier Kon-taktdaten (Telefon, Fax, Email und Homepage) abgespeichert.
  • Vollzeitäquivalent: Der Grad der Auslastung der Stelle wird hier angezeigt, wodurch sich mögliche Über- und Unterbesetzungen unmittelbar identifizieren lassen.
  • Verwaltung: In diesem Fenster lassen sich die Dokumente zur Stellenbeschreibung und -ausschreibung mit der jeweiligen Stelle verknüpfen. Die Plankosten der Stelle, deren Gültigkeit, Zuordnung und Besetzung werden hier angezeigt.

Neben den genannten Einstellungsmöglichkeiten bietet das Menüband weitere Features zur De-finition einer Stelle. Durch die datumsabhängige Hinterlegung der Stellen mit Plankosten kann Kostentransparenz geschaffen werden. Darüber hinaus können den Stellen im Bewerberma-nagement und der Personalverwaltung definierte Skills (z.B. Qualifikationen, notwendige Belehrungen, Vollmachten, etc.) datumsabhängig zugeordnet werden. Nicht zuletzt Bemerkungen, zusätzliche Dokumente und das Management von Vakanzen sorgen für eine ganzheitliche Stel-lendefinition.

Organisationseinheiten

Als Element der Aufbauorganisation bilden Organisationseinheiten meist Unternehmensbereiche, Abteilungen oder einzelne Stellen ab. Mehrere Organisationseinheiten können hierarchisch verschachtelt werden (z.B. Buchhaltung: Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung). Auch zur Defini-tion von Organisationseinheiten bietet MICROSOFT DYNAMICS NAV eine Vielzahl an Möglichkeiten, darunter beispielsweise allgemeine Daten oder die datumsabhängige Zuordnung zu anderen Organisationseinheiten. Das „Organisationseinheit Statistik“ Fenster enthält alle relevanten Informationen bezüglich Gültigkeit, der Anzahl zugeordneter Stellen oder der Gesamtauslastung der Organisationseinheit.

Nachfolgendes Beispiel zeigt das MICROSOFT DYNAMICS NAV Interface zur Definition bzw. Bearbeitung einer Stelle. Durch den einheitlichen Aufbau aller Eingabeoberflächen gewährleistet MICROSOFT DYNAMICS NAV einfache Usability.

Beispiel: Definition einer Stelle

Automatische Generierung von Organigrammen

Neben der tabellarischen Darstellung des Stellenplans in MICROSOFT DYNAMICS NAV oder EXCEL lässt sich die Organisationsstruktur auch als Organigramm abbilden. Beliebig verschachtelte und parallele Strukturen können bequem nach MICROSOFT VISIO und ORGPLUS exportiert werden, wer-den dort aufbereitet und visualisiert. Organisationseinheiten, Stellen oder gar einzelne Mitarbeiter dienen je nach Verwendungszweck und Unternehmensgröße als Organigramm-Bausteine.
Nachfolgendes Organigramm bildet den obigen Stellenplan ab. Durch die Schnittstellen zu VISIO und ORGPLUS können übersichtliche und optisch ansprechende Schaubilder der Aufbauorganisation unverzüglich generiert werden, lästige Versuche Organigramme manuell zu erstellen entfallen.

Beispiel: Organigramm

Hier können Sie sich die Programmbeschreibungen herunterladen.